Як «витиснути» 200% норми від участі у виставці?

Зі статті з-поміж іншого дізнаєтесь:

-         чим корисна участь у виставках,

-         як підготувати фірму до участі у виставці,

-         на що звернути увагу під час виставки та розмов із клієнтами.

Tuttofood, Milano World Food Exhibition

Ще 10 років тому виставки були однією із найпопулярніших форм промоції компанії. Сьогодні головною платформою пошуку контрагентів, партнерів та клієнтів є Інтернет. Чи варто при плануванні маркетингового бюджету передбачити участь у виставках? Як вибрати подію і правильно до неї підготуватися?

Планування, впровадження і оцінка результатів – етапи, пов’язані з участю у виставках і ярмарках. Ці івенти для малих і середніх підприємств – важлива маркетингова інвестиція. Чим старанніше до них підготуємося, тим успішнішим буде результат від участі.

 

ЧОМУ ВАРТО?

Виставки – це чудова нагода провести безпосередні розмови з існуючими та потенційними клієнтами, зустрічі з іншими контрагентами, впровадити на ринок та професійно презентувати нові продукти та послуги, отримати безпосередні відгуки від покупців щодо бренду, будувати візерунок компанії; отримати аналіз ринку – пізнати пропозиції і плани конкурентів, відстежити нові тренди галузі, знайти бізнес-партнерів чи можливість вийти на міжнародний рівень, отримати досвід нетворкінгу чи пізнати нові способи мотивації працівників. Крім зустрічей із клієнтами, виставки також є прекрасним шансом поспілкуватися з головними представниками галузі. Кулуарні розмови чи вечірній нетворкінг дають змогу розвивати взаємовідносини з іншими гравцями ринку.

Перед прийняттям рішення про участь у виставці варто чітко окреслити собі мету (продажі, контакт із клієнтами, вивчення ринку, робота з іміджем компанії, віднайдення старих клієнтів чи пошук нових, презентація новинок на ринку, контакт із конкуренцією). Доцільність участі повинна зумовлюватися цілісними маркетинговими планами компанії.

 

ЯК ВИБРАТИ ПОДІЮ?

Незважаючи на падіння престижу виставок, їх кількість росте. Розмови з клієнтами допоможуть вибрати серед них найцікавіші. Варто з ними контактувати, щоб з’ясувати, які виставки вони вибирають і коли останні відбуваються. Можна також запитати про результати роботи інші компанії, що брали в них участь.

Від організаторів заходу треба отримати інформацію щодо планів заохочення відвідувачів до участі у виставці, а також статистичні дані про останню подію: кількість вітчизняних та іноземних відвідувачів, кількість учасників та медіапартнерів, профіль відвідувачів (представники фірм, студенти, приватні особи), площу поверхні тощо.

Вибираючи захід, необхідно звернути увагу на циклічність його проведення, досвід організаторів, ознайомитися з відгуками учасників, а також детально переглянути програму майбутньої події. Заходи, що товаришують із виставкою (наприклад, конференції, тренінги та майстер-класи), а також їх локалізація мають значний вплив на рівень загальної привабливості виставки серед цільової аудиторії. Виробникам, наприклад, мисливської зброї варто взяти участь у автовиставці, де більшість відвідувачів – чоловіча аудиторія – є найбільшими прихильниками зброї.

 

8   правил ведення вдалої розмови з клієнтом:

1.                 Зробіть все для того, щоб клієнт почував себе комфортно у Вашому товаристві. Не розпочинайте розмову торговою пропозицією!
2.                 Намагайтеся відчути клієнта, зберіть якомога більше інформації – це дасть змогу зрозуміти його потреби і бізнес-цілі.
3.                 Підтверджуйте домовленості, говоріть чітко і виразно, щоб порозумітися. Якщо є незрозумілості для котроїсь зі сторін, варто знову проаналізувати інформацію і з’ясувати неточності.
4.                 Будьте відкритими і робіть акцент на корисних перевагах, які може отримати потенційний клієнт/контрагент завдяки співпраці з Вами.
5.                 Коли зберете усю необхідну інформацію, постарайтеся пристосувати комерційну пропозицію до потреб клієнта.
6.                 Пам’ятайте, що кожна торгівельна розмова – це добра вправа перед наступною. Відчуйте відповідний момент для підведення підсумків (фіналу) розмови. Не завжди вдасться продати продукт – не переживайте, підготуйте собі нотатку про перебіг зустрічі з клієнтом і обміняйтеся візитками. Через декілька місяців спробуйте поновити контакт.
7.                 Після кожної розмови занотовуйте запитання, а до наступної зустрічі підготуйте відповіді на питання, які були для Вас несподіванкою. Не бійтеся завершення розмов. Якщо будете боятися відмови, ніколи не отримаєте ствердної відповіді.

 

КАЛЬКУЛЯЦІЯ КОШТІВ УЧАСТІ

 

Головною проблемою участі у виставці є вартість участі. Однозначно сказати, скільки це буде коштувати, неможливо, оскільки участь залежить від багатьох чинників, наприклад, величина і тип стенду, вид і локалізація заходу, а також  мета присутності на івенті. Зазвичай кошти, пов’язані з участю у таких подіях, складаються з:

  • основних коштів (оренда стенду, оплата за електроенергію, паркінг тощо);
  • коштів стенду (проект, меблі та обладнання і т.д.);
  • коштів за послуги, пропоновані на стенді (хостеси, перекладачі, помічники і т.д.);
  • коштів, пов’язаних із промоцією (запрошення, рекламні матеріали, каталоги, вхідні квитки/запрошення для відвідувачів і т.д.);
  • коштів логістичних (транспорт/перевезення, страхування і т.д.);
  • коштів на доїзд і проживання персоналу;
  • інше (аналіз учасників ринку, заходів, що потрібно провести після виставки і т.д.).

Методом зменшення коштів для участі у виставці є організація стенду спільно з іншою компанією (особливо це доречно, якщо берете участь у виставці за кордоном). Організатори часто пропонують знижки для фірм, які зголошуються до участі першими або… останніми, коли перед самим відкриттям заходу зазвичай виникає вікно (вільний стенд чи місце).

ПІДГОТОВКА ДО УЧАСТІ У ВИСТАВЦІ

Наступним кроком після резервування площі є створення детального плану підготовки. Він повинен включати:

  • чіткий бюджет;
  • перелік осіб, що братимуть участь у підготовці до виставки (з чітким переліком їх обов’язків);
  • програму присутності на виставці;
  • планування стенду (проект стенду та перелік продуктів компанії для представлення);
  • вибір та спецпідготовку осіб, що будуть обслуговувати стенд;
  • план промоції, а також матеріалів, що використовуватимуться перед, під час і після закінчення виставки;
  • організацію транспорту, а також (при потребі) поселення осіб, що працюватимуть на виставці.

 

Під час резервування стенду варто перевірити всі можливі види присутності. Адже окрім самого стенду, часто можна провести також презентацію, навчання, взяти участь у панельній дискусії або стати спонсором відпочинкової зони, що залежно від поставлених цілей теж дасть можливість вирізнитися на фоні інших фірм.

 

ПЛАНУВАННЯ СТЕНДУ

Основні параметри стенду – це його площа та місцерозташування. Резервуючи місце, необхідно дізнатися про виміри павільйону, його план, вигляд переходів між стендами. Варто також знати, хто буде розміщений по-сусідству. Місце біля сцени може притягувати масу людей, але звук зі сцени ускладнить комунікацію з потенційними клієнтами.

Проект стенду повинен віддзеркалювати філософію компанії. З цією метою потрібно врахувати наступні риси:

  • логотип, що добре проглядається;
  • використання фірмових кольорів та фонів;
  • графічні проекти інформаційних матеріалів, доступних на стенді (каталоги, брошури та ін.);
  • розкладка стенду (активна частина, пасивна та інтенсивна);
  • вигляд персоналу стенду, адаптований до кольорів стенду.

 

Залежно від поставленої мети участі у виставці, можемо виокремити чотири основні стратегічні концепції стенду: орієнтованість на експозицію продукту, орієнтованість на розв’язок проблеми, орієнтованість на комунікацію та орієнтованість на конкуренцію. Додаткові принади (заходи на Вашому стенді) не повинні перешкоджати комунікації з відвідувачами. Так само і надто велика кількість товарів може розпорошити увагу клієнтів: чим їх менше – тим краще. Варто представити найпопулярніші з них, найбільш інноваційні. Також потрібно мати інформаційні матеріали, де представлено усі продукти Вашої пропозиції.

ОБСЛУГОВУВАННЯ СТЕНДУ

Обслуговування стенду – це наступний чинник, який має вплив на досягнення успіху у виставці. Такі заходи є своєрідною командною грою, до участі у якій варто вибирати найкращий персонал з огляду на професійні вміння, а також інтерперсональні риси (досвід роботи на виставках, знання іноземних мов, відкритість до контактів із клієнтами). Кожна особа з персоналу повинна заздалегідь знати мету участі у виставці, проект стенду і чітко дотримуватися виконання своїх безпосередніх обов’язків. Згідно з дослідженнями, 60% потенційних клієнтів відходить від стенду, якщо персонал не налагодить з ними контакт впродовж однієї хвилини. На виставках повинні бути присутніми особи, що вміють приймати рішення, торгівці, і ті, хто вмітиме відповісти на технічні запитання і запитання від представників ЗМІ.

 

КОМУНІКАЦІЯ ТА ПРОМОЦІЯ

 

Про свою участь у виставці потрібно поінформувати відвідувачів, щоб привернути увагу якомога більшої їх кількості. Задля цього варто:

  • інформувати актуальних і потенційних клієнтів, а також представників ЗМІ про свою участь у виставці;
  • опублікувати інформацію про свою участь на сторінці заходу у соцмережах;
  • розіслати мейлінг або друковані запрошення до клієнтів;
  • домовитися про терміни зустрічей із окремими клієнтами та контрагентами;
  • подбати про присутність фірми у переліку учасників на Інтернет-сторінці та у каталозі події;
  • підготувати промоматеріали;
  • підготувати спеціальні пропозиції для відвідувачів та поінформувати про це.

 

 

10 порад, як «витиснути» 200% норми від участі у виставці

1.     Подбайте про дві лінії контакту. Перша – так звана «на лінії вогню». Друга підготовлена під кутом професійних розмов, які є добрим початком побудови довготривалих відносин.
2.     Будьте інтерактивними і зацікавленими у контакті. Не ховайтеся за екраном компютера.
3.     Приготуйте спеціальну привабливу пропозицію для осіб, що відвідали Ваш стенд.
4.     Памятайте про велику кількість візитівок.
5.     Не втікайте, коли бачите камери та фотоапарати – репортажі з виставки точно потраплять у мережу Інтернет!
6.     Приготуйте кольорові футболки/сорочки з цікавим гаслом – завдяки цьому Ваш стенд бачитимуть здалека.
7.     Подбайте про цікаві рекламні матеріали – лишень флаєри часто губляться в загальній масі матеріалів.
8.     Про те, що будете на виставці, поінформуйте своїх клієнтів заздалегідь. Розіслана інформація, повідомлення на веб-сторінці, newsletter – є, принаймні, декілька способів це зробити.
9.     Не трактуйте участь у виставці як обовязок компанії… розглядайте її як добру імпрезу, на якій можете бути собою, а крім того – зможете реалізувати свою професійні цілі.
10.  Усміхнені хостеси – це саме те, що потрібно!

Організатор точно подбає про промоцію заходу. Однак, потрібно знати, що надсилаючи безпосередньо запрошення, Ви даєте чіткий сигнал: «Буду там – хочу з Вами зустрітись і порозмовляти про можливу співпрацю».

Незалежно від того, яким бюджетом володіє компанія і наскільки великим буде стенд, варто підготувати атракційні принади для відвідувачів. Щоб звернути їх увагу, можна організувати конкурс, гру, лотерею або приготувати щось нетипове. Така діяльність сприятиме також впізнаваності бренду і може принести плоди в майбутньому. Наприклад, під час виставки, присвяченій е-торгівлі, можна організувати гру, учасники якої муситимуть отримати печатки на флаєрі від конкретних відвідувачів. Ті, хто збере усі печатки, отримають подарунки. Забава буде популярною, зацікавить представників ЗМІ, які точно згадають про це в інформаційних матеріалах.

 

У ХОДІ ВИСТАВКИ

 

Переважна більшість відповідальних за виставку планує своє перебування на заході, готує перелік осіб, з якими хоче зустрітися, і стендів вибраних компаній, які хоче відвідати. Учасники також повинні приготувати список клієнтів, з якими хотіли б порозмовляти. І готуватися до таких зустрічей. Доступ до цього переліку повинна мати кожна особа з обслуговування стенду. Обговорення та затвердження розпорядку дня дасть змогу уникнути хаосу та поспіху.

Потрібно пам’ятати, що відвідувачі – це особи, які своєю присутністю декларують зацікавленість цією галуззю. Кожна розмова – це можливість перевірки, як певну торгову марку сприймають інші особи. Варто слухати, допитуватися і нотувати спостереження співрозмовників – це дасть можливість поглянути на Ваш продукт з іншої перспективи і, можливо, дасть змогу вдосконалити його.  Таку величезну цінність важко отримати онлайн.

Варто також подбати про документацію стенду: фото з відвідувачами, які потім будуть у нагоді для рекламних робіт чи інформаційних повідомлень в мережі та в ЗМІ. Також їх можна надіслати клієнтам разом із враженнями від заходу та подяками за їх присутність і спілкування.

 

БАЛАНС ПРИСУТНОСТІ НА ВИСТАВКАХ

 

Оцінювати ефективність від участі у виставці непросто. Категорій, які варто проаналізувати, є чимало:

  • кількість відвідувачів стенду;
  • середній час, який вони провели біля Вашого стенду;
  • налагоджені контакти (щодо існуючих і нових клієнтів, а також бізнес-партнерів);
  • кількість підписаних договорів;
  • кількість інформаційних матеріалів, розданих відвідувачам;
  • теми, що обговорювалися з відвідувачами;
  • зацікавленість відвідувачів товарами/послугами, представленими на стенді виставки;
  • кількість зібраних відгуків щодо роботи компанії, стенду та інформаційних матеріалів;
  • зібрана інформація про конкурентів, а також про нових потенційних бізнес-партнерів;
  • кількість запитань, отриманих після завершення виставки;
  • кількість публікацій у ЗМІ.

 

Виставка не є інвестицією з моментальним поверненням капіталовкладень, інколи її ефекти проявляються через декілька місяців після її завершення. Повернувшись із заходу, колектив осіб, що брали в ньому участь, повинен підсумувати свою роботу. Передусім необхідно зайнятися новими клієнтами, дати відповідь на їх запитання і переслати обіцяні матеріали. Після цього потрібно докладно переглянути ту інформацію, яку зібрано від конкурентів. Ретельний аналіз дасть змогу краще підготуватися до участі у наступних виставках.